Comment organiser et animer efficacement les réunions du conseil d’administration de votre association ?

réunion de conseil d'administration
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Êtes-vous membre du conseil d’administration d’une association ? Si oui, vous savez que les réunions du conseil peuvent être à la fois productives et frustrantes. Il est essentiel d’organiser et d’animer efficacement les réunions du conseil d’administration afin de s’assurer que chacun a la possibilité de partager ses idées et que les tâches sont accomplies efficacement.

Dans cet article, nous allons aborder les phases essentielles de l’organisation et de l’animation des réunions du conseil d’administration. Nous vous donnerons également quelques conseils pour rendre vos réunions du conseil plus productives !

Déterminer l’objectif de la réunion et ce qui doit être accompli

Avant de pouvoir organiser et animer efficacement une réunion du conseil d’administration, vous devez en déterminer le but.

Qu’est-ce qui doit être accompli ?

Quelles décisions doivent être prises ?

Une fois que vous aurez bien compris l’objectif de la réunion, vous pourrez élaborer un ordre du jour et planifier en conséquence.

Conseil : si les réunions de votre conseil d’administration ont tendance à être longues et fastidieuses, il est possible de les organiser de manière efficace.

Commencez par désigner un « maître du temps » qui surveillera l’heure et s’assurera que chaque point de l’ordre du jour dispose du temps nécessaire. Vous pouvez également créer des points d’action pour chaque membre du conseil afin de vous assurer que chacun contribue à la réunion. Si vous avez beaucoup de sujets à couvrir, envisagez de diviser la réunion en plusieurs sessions plus petites et plus faciles à gérer.

Attribuer des rôles spécifiques à chaque membre du conseil d’administration afin d’assurer le bon déroulement de la réunion

 Les réunions du conseil d’administration requièrent la participation de tous ses membres. Afin d’assurer le bon déroulement de la réunion, il est important d’attribuer des rôles spécifiques à chaque membre du conseil. Ces rôles varieront en fonction de la taille et de la structure de votre conseil, mais certains rôles courants sont les suivants :

– Président de séance : il est chargé de diriger la réunion et de veiller à ce que tout le monde reste sur la bonne voie. En général, les statuts prévoient que ce rôle soit dévolu au représentant légal. Mais il peut en être autrement.

– Secrétaire : il est responsable de la rédaction des procès-verbaux, du suivi des présences aux réunions du conseil et de la tenue des dossiers des réunions du conseil. C’est également prévu en général dans les statuts.

– Le trésorier : il est chargé de présenter les rapports financiers et de veiller à ce que les membres du conseil disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

– Président du conseil d’administration (également président de séance dans la majorité des cas) : il est chargé d’établir l’ordre du jour, de présider les réunions du conseil d’administration et de s’assurer que les membres du conseil d’administration remplissent leur rôle et leurs responsabilités.

– Membre : participe activement aux réunions du conseil d’administration, en apportant sa contribution et en aidant à prendre des décisions. Chaque membre du conseil a un rôle important à jouer pour assurer le bon déroulement de la réunion. En attribuant des rôles spécifiques, vous pouvez vous assurer que chacun est conscient de ses responsabilités et que la réunion se déroule sans heurts.

S’assurer que tous les documents nécessaires à la réunion sont préparés et facilement accessibles

Pour que les réunions du conseil d’administration soient productives, il est important que tous les documents nécessaires à la réunion soient préparés et facilement accessibles.

Cela inclut l’ordre du jour, les procès-verbaux des réunions précédentes, les rapports financiers et toute autre information dont les membres du conseil auront besoin pour prendre des décisions éclairées.

Conseil : Une façon de rendre les réunions du conseil d’administration plus efficaces est de distribuer les documents suivants aux membres du conseil d’administration à l’avance :

– L’ordre du jour de la réunion

– Le procès-verbal des réunions précédentes

– Les rapports financiers ou autres informations pertinentes

De même, envisagez de faire travailler les membres sur les différents sujets dans des groupes de travail préalables pour préparer la réunion. Ainsi, la réunion du conseil débutera avec des propositions concrètes de résolution à voter et les débats se concentreront sur celles-ci, sans digression.

En distribuant ces documents à l’avance, les membres du conseil peuvent arriver à la réunion préparés et prêts à discuter des questions à traiter. La réunion sera ainsi plus efficace et plus productive.

Rester calme et professionnel, même en cas de désaccord lors de vos réunions de conseil d’administration

Les réunions du conseil d’administration peuvent parfois être houleuses, surtout si les membres du conseil ne sont pas d’accord sur une question particulière. Il est important de rester calme et professionnel face à un désaccord.

Cela signifie que les membres du conseil doivent éviter les attaques personnelles et se concentrer sur le problème en question.

Cela renvoie à la posture d’administrateur associatif qu’il est important de savoir appréhender et adopter.

Si les membres du conseil ont des difficultés à rester calmes, il peut être utile de nommer un modérateur.

 

Encourager une communication ouverte entre les membres du conseil d’administration et les parties prenantes

Une communication ouverte est essentielle pour que les réunions du conseil soient productives. Les membres du conseil doivent se sentir libres de partager leurs idées et leurs opinions, et les parties prenantes doivent se sentir libres d’apporter leur contribution.

Encourager la communication ouverte rendra les réunions du conseil plus efficaces et permettra aux membres du conseil de prendre de meilleures décisions. Une façon d’encourager la communication ouverte est de nommer un membre du conseil en tant que liaison avec les parties prenantes.

Ce membre du conseil d’administration peut servir d’intermédiaire entre le conseil d’administration et les parties prenantes, et peut contribuer à faire en sorte que les réunions du conseil d’administration soient productives et informatives.  

Conclure la réunion en résumant ce qui a été discuté et en établissant un plan d’action

  À la fin de chaque réunion du conseil, il est important de résumer ce qui a été discuté et d’établir un plan d’action. Cela aidera les membres du conseil à se souvenir de ce qui a été discuté et à s’assurer que les décisions sont prises en temps voulu. Le résumé doit être bref et inclure les informations suivantes :

– Qu’est-ce qui a été discuté lors de la réunion ?

– Quelles décisions ont été prises ?

– Quel est le plan d’action ? Le plan d’action doit être clair et concis, et doit inclure des échéances pour chaque tâche. En établissant un plan d’action, les membres du conseil peuvent s’assurer qu’ils sont tenus responsables de leurs décisions.

Les réunions de conseil d’administration sont une partie essentielle de la vie de toute association.

En suivant ces conseils, vous pouvez veiller à ce que les réunions de votre conseil d’administration soient productives et efficaces. En prenant le temps de préparer les réunions du conseil, d’encourager une communication ouverte et d’établir un plan d’action, vous pouvez vous assurer que votre conseil prend les meilleures décisions pour votre association.  

Les conseils ci-dessus vous aideront à organiser et à animer une réunion du conseil qui soit productive et efficace. Cependant, n’oubliez pas que chaque conseil est différent et que vous devrez peut-être adapter ces conseils aux besoins de votre conseil. Avec un peu de planification et d’efforts, vous pouvez faire en sorte que les réunions de votre conseil soient productives et efficaces.

AGIL ASSO KONSEIL peut vous accompagner à mettre en place les conditions d’un fonctionnement harmonieux de votre conseil d’administration.  

 

Akiyo Kotchoni

Akiyo Kotchoni

Consultant, Formateur
Spécialiste du fonctionnement et de la gouvernance des associations

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