Être administrateur d’une association : les indispensables

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Le/la présidente.e d’une association doit s’assurer que les administrateurs, anciens ou nouveaux, sont prêts à assumer leurs rôles et responsabilités. Ce processus commence par l’orientation des administrateurs vers l’organisation et sa culture. Il est important de se rappeler que chaque administrateur apporte un ensemble unique de compétences, d’expériences et de perspectives. À ce titre, il incombe aux dirigeants de l’association d’aider chaque administrateur à trouver sa place au sein de l’association et de veiller à ce qu’il comprenne les attentes à son égard.

Mais comment aider chaque administrateur à trouver sa place au sein de l’association afin qu’ils soient plus efficaces dans leur rôle ? Voici quelques suggestions.

Rappelez aux administrateurs ce qu’est leur rôle au sein de l’association

Un conseil d’administration efficace est un conseil avec des administrateurs qui :

  • maîtrisent leurs rôles et ce qui est attendu d’eux
  • sont conscients des responsabilités qui sont les leurs
  • ont une pleine conscience du lien entre le projet associatif et les moyens dont dispose l’association pour les mettre en oeuvre.

Voici trois types de formations internes ou déléguées pour faire monter les administrateurs de l’association en compétences sur leur rôle d’administrateurs.

Formation sur la posture et le statut d’administrateurs d’association

Ce type de formation permettra à vos administrateurs de connaître le cadre juridique dans lequel les associations fonctionnent. De plus, ils apprendront les droits et devoirs des administrateurs d’associations.

Vos administrateurs devront, à la suite de cette formation, être en capacité de distinguer de manière précise le rôle de l’administrateur qui est appelé à administrer du rôle de directeur appelé à gérer.

Formation sur les responsabilités civiles et pénales des administrateurs d’association

Ce type de formation permettra à vos administrateurs de connaître leur responsabilité potentielle en tant qu’administrateurs d’association. Ils apprendront les différents types d’infractions qui peuvent être commises par les associations, ainsi que les sanctions qui peuvent être imposées pour de telles infractions. De plus, ils apprendront les procédures à suivre pour engager une action pénale contre un dirigeant d’association.

Formation sur la gestion financière des associations

Ce type de formation permettra à vos administrateurs d’apprendre les principes et les pratiques de gestion financière propres aux associations. Ils apprendront les procédures de budgétisation, de comptabilité et d’audit. En outre, ils recevront des conseils sur la manière de prendre des décisions financières judicieuses au nom de l’association.

 

 

Déléguez des tâches aux administrateurs pour favoriser leur implication

Un autre élément clé pour favoriser la prise de conscience de vos administrateurs sur leur rôle au sein de l’association est de leur déléguer des missions clés de l’association de manière appropriée ; que ces délégations soient prévues ou non dans les statuts.

En effet, cela les confrontera à des réalités de mise en oeuvre qui les amènera comme vous à s’informer et se former dans des domaines sans doute non maîtrisés encore au sein de l’organisation.

Au final, ils apprendront des compétences qu’ils n’auraient pas acquises sans cette démarche et amélioreront leurs posture pour administrer.

Alors, comment être sûr que cette délégation contribue à stimuler, impliquer votre administrateur et à l’impliquer davantage dans l’action ? Voici 3 éléments clés à garder à l’esprit.

Soyez clair et concis dans vos instructions

Lorsque vous assignez une mission à un administrateur, il est important d’être clair et concis dans vos instructions. Cela permettra à l’administrateur de savoir exactement ce que l’on attend de lui et d’accomplir sa tâche efficacement. Veillez à fournir toutes les informations pertinentes, telles que les délais, le budget et la portée du projet. Il est également utile d’inclure une liste de ressources que l’administrateur peut utiliser pour mener à bien la mission.

Faites confiance au jugement de votre administrateur

Une fois que vous avez délégué une mission, il est important de faire confiance au jugement de votre administrateur. Ce sont des personnes qui agissent comme vous dans l’intérêt de l’association.

Ils sont là pour apporter évidemment leur singularité.

Tant que leur démarche reste collective et dans l’intérêt du projet de l’association, il est important de leur faire confiance.

Bien entendu, vous devez rester disponible pour répondre à des questions ou apporter des précisions si nécessaire.

Mais dans l’ensemble, laissez à vos administrateurs la liberté de faire leur travail et faites-leur confiance pour qu’ils fassent bien leur travail.

Rendez à César ce qui appartient à César

Une fois la mission accomplie, veillez à rendre à César ce qui appartient à César. Cela signifie reconnaître publiquement le travail acharné de votre administrateur sur le projet.

Non seulement il se sentira apprécié, mais il sera également motivé pour continuer à faire de son mieux pour l’association.

Vous pouvez lui rendre hommage en rédigeant une critique ou un témoignage positif, en le saluant publiquement sur l’intranet de l’association ou simplement en lui envoyant une note de remerciement sincère. Quelle que soit la méthode choisie, veillez à ce que votre administrateur sache à quel point vous appréciez ses efforts.

Déléguer des missions aux administrateurs est un excellent moyen de les impliquer de manière efficace et efficiente.

Conclusion

Préparer vos administrateurs à assumer leurs missions d’administrateurs d’association est une démarche importante qui ne doit pas être négligée ou oubliée.

En prenant le temps de les accompagner à assumer leurs rôles et responsabilités, de les familiariser avec l’histoire et les objectifs de l’association, vous pouvez être sûr qu’ils seront en mesure de remplir efficacement leurs fonctions et de contribuer à mener l’association vers un avenir radieux.

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Akiyo Kotchoni

Consultant, Formateur
Spécialiste du fonctionnement et de la gouvernance des associations

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