PV d’assemblée générale d’association : rédaction, contenu et modèle

Le procès-verbal (PV) d’assemblée générale est le document qui atteste officiellement des décisions prises par les membres d’une association. Il n’est pas obligatoire par la loi du 1er juillet 1901, mais il est exigé par les financeurs, les banques et l’administration dès lors que vous sollicitez une subvention, ouvrez un compte ou modifiez vos statuts. Rédiger un PV solide, c’est protéger votre association et vos dirigeants.

Qui rédige le procès-verbal ?

La rédaction du PV revient en principe au secrétaire de l’association. En pratique, c’est souvent le secrétaire de séance, désigné en début de réunion, qui prend les notes puis rédige le document. Cette distinction est importante : si votre secrétaire est absent le jour de l’AG, vous désignez un secrétaire de séance parmi les membres présents, et cette désignation doit elle-même figurer dans le PV.

Une fois rédigé, le PV est soumis à approbation, soit en fin de séance, soit lors de la prochaine AG, selon ce que prévoient vos statuts.

Contenu obligatoire d’un PV d’AG

Il n’existe pas de formulaire légal imposé pour le PV d’AG ordinaire. En revanche, certaines mentions sont indispensables pour que le document soit opposable et exploitable :

• Identification de l’association : nom, numéro de déclaration en préfecture, siège social.
• Nature de la réunion : AG ordinaire, AG extraordinaire ou AG mixte.
• Date, heure et lieu de la séance.
• Mode de convocation : date d’envoi, moyen utilisé (courrier, mail, affichage), respect du délai statutaire.
• Nombre de membres inscrits à jour de cotisation (base de calcul du quorum).
• Nombre de membres présents et représentés avec référence à la feuille de présence annexée.
• Vérification du quorum : le quorum est-il atteint selon les statuts ? Si oui, séance déclarée ouverte.
• Composition du bureau de séance : président de séance, secrétaire de séance, éventuellement scrutateurs.
• Ordre du jour : reprise point par point tel qu’il figurait dans la convocation.
• Compte rendu des débats par point : résumé des interventions, questions posées, réponses apportées.
• Texte des résolutions : chaque résolution votée doit être reproduite in extenso.
• Résultats des votes : nombre de voix pour, contre, abstentions, éventuellement nuls. Mention si le vote est secret ou à main levée.
• Heure de clôture de la séance.

La feuille de présence et émargement

La feuille de présence est un document distinct du PV mais qui lui est annexé. Elle liste l’ensemble des membres convoqués, avec une colonne pour la signature des présents et une colonne pour les pouvoirs de représentation. Elle est signée par le président et le secrétaire de séance et doit être conservée avec le PV.

Sans feuille de présence, le contrôle du quorum et la validité des votes sont impossibles à vérifier a posteriori. C’est un document que les commissaires aux comptes et les financeurs réclament systématiquement.

Signature et approbation

Le PV doit être signé par le président de séance et le secrétaire de séance. Certains statuts prévoient également la signature d’un ou plusieurs membres du bureau. Vérifiez vos statuts sur ce point précis.

L’approbation du PV (vote des membres confirmant que le compte rendu est fidèle) peut avoir lieu :

• En fin de séance si le secrétaire rédige en temps réel ou si un projet a été préparé à l’avance ;
• Lors de la prochaine AG, via une résolution d’approbation des PV de la session précédente.

Conservation : le registre spécial

Les associations sont tenues de conserver un registre spécial (article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et article 6 du décret du 16 août 1901). Ce registre doit contenir :

• Les statuts et leurs modifications ;
• Les PV des assemblées générales ;
• Les changements de direction (composition du conseil d’administration ou du bureau) ;
• Les changements de siège social.

Ce registre doit pouvoir être présenté à toute réquisition de l’autorité administrative. Il peut être tenu sous forme papier (registre côté et paraphé) ou, dans la pratique admise, sous forme numérique avec archivage sécurisé. La durée de conservation recommandée est de 10 ans minimum, voire indéfiniment pour les PV d’AG extraordinaires qui ont modifié les statuts.

Valeur juridique du PV

Le PV fait foi des décisions prises lors de l’AG. En cas de contestation d’un vote ou d’une résolution, c’est le PV qui sert de preuve. Il est donc essentiel qu’il soit :

• Rédigé sans blanc ni surcharge ;
• Fidèle aux débats (pas d’omission volontaire de votes négatifs ou d’amendements rejetés) ;
• Archivé dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.

Un PV lacunaire ou manifestement incomplet peut être invoqué pour contester la régularité d’une décision devant un tribunal judiciaire.

Modèle type de PV d’AG ordinaire

Voici la structure d’un PV d’AG ordinaire directement utilisable :

[NOM DE L’ASSOCIATION]
Déclarée sous le numéro [N° RNA] en préfecture de [département]
Siège social : [adresse]

PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
Du [date] à [heure]
Tenue à [lieu]

Convocation : Les membres ont été convoqués par [mode de convocation] le [date d’envoi], conformément à l’article [X] des statuts. Le délai de convocation de [X] jours a été respecté.

Présidence : La séance est présidée par [prénom nom], président(e) de l’association. [Prénom nom] est désigné(e) secrétaire de séance.

Quorum : L’association compte [X] membres à jour de cotisation. [X] membres sont présents, [X] sont représentés par pouvoir. Soit [X] membres présents ou représentés. Le quorum requis par les statuts est de [X]. La séance est déclarée ouverte.

Ordre du jour :
1. Approbation du PV de la dernière AG
2. Rapport moral du président
3. Rapport financier du trésorier
4. Approbation des comptes de l’exercice [N]
5. Quitus au bureau
6. Renouvellement des mandats
7. Questions diverses

[Compte rendu des débats point par point avec résultats des votes]

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure].

Le président de séance : [signature]    Le secrétaire de séance : [signature]

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Pour aller plus loin

La rédaction du PV est un acte qui engage la responsabilité du secrétaire et du bureau. Si vous souhaitez maîtriser l’ensemble des obligations des dirigeants associatifs, nos formations vous apportent les repères juridiques et les outils concrets pour sécuriser votre gouvernance.

Sources juridiques : Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, art. 5 ; Décret du 16 août 1901 pris pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901, art. 6.