Assemblée Générale Association : le guide complet

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Sommaire

L’Assemblée générale d’une association est l’autorité suprême qui représente tous les membres. Elle est convoquée en général au moins une fois par an par le président ou, en son absence, par le vice-président. La composition, les pouvoirs et le fonctionnement de l’Assemblée sont définis dans les statuts et le règlement intérieur. Et vous verrez que nous y ferons régulièrement recours dans cet article.

Est-ce qu’une Assemblée générale d’association est obligatoire ?

La loi 1901 ne prévoit aucune obligation dans la tenue d’une assemblée générale tous les ans pour les associations sauf pour les suivantes :

  • celles reconnues d’utilité publique,
  • celles rémunérant un des dirigeants,
  • celles percevant des subventions publiques,
  • celles agréées par les ministères, de pêche et de protection du milieu aquatique et départementales.

En revanche, l’usage répandue fait que presque toutes les associations, à leur création, prévoient bien la tenue d’une assemblée générale annuelle.

Il existe en principe 3 types d’assemblée générale qui peuvent être convoqués.

L’assemblée générale ordinaire d’une association (AGO)

C’est celle qui est souvent prévue pour se dérouler tous les ans. Elle a pour but :

  • d’approuver les comptes annuels de l’association
  • de renouveler le conseil d’administration et éventuellement d’autres instances statutaires
  • de définir les orientations à moyen ou long terme en approuvant un projet associatif

L’assemblée générale extraordinaire (AGE)

Elle est prévue dans les statuts pour permettre aux membres de se réunir entre deux assemblées générales ordinaires pour traiter des sujets urgents. Il peut s’agir :

  • de renouveler l’intégralité du conseil d’administration suite à une démission collective
  • de modifier les statuts et règlement intérieur de l’association
  • de faire approuver la vente ou l’achat d’un bien immobilier qui engage les finances de l’association
  • etc.

L’assemblée générale de dissolution

Lorsque l’association fait face à des difficultés de différentes natures et qu’elle est amenée à se dissoudre, la loi 1901 prévoit que ce soit l’assemblée générale qui acte cette dissolution de la même manière qu’une assemblée générale a prononcé la création de l’association.

Cela peut être prononcé à l’occasion d’une AGO ou d’une AGE mais il est important de distinguer cette nature d’assemblée générale qui vient clore la vie de l’association et fixer les modalités de liquidation de ses biens.

Quand doit avoir lieu une assemblée générale ?

Ce sont les statuts de l’association qui fixe les dates ou périodes de tenue de l’assemblée générale.

Il faut noter que pour les associations bénéficiant de subventions publiques dépassant certains seuils et contraints de disposer d’un commissaire aux comptes doivent faire approuver leur compte au plus tard 6 mois après la date de clôture des compte selon des dispositions du code du commerce applicables à ces associations.

Comment faire la convocation d’une assemblée générale d’association ?

Avant de rentrer dans le détail, il faut noter que les modalités de convocation de l’assemblée sont normalement prévues dans les statuts et règlement intérieur de chaque association.

Qui convoque l’assemblée générale de l’association ?

Si les modalités sont prévues idéalement par les statuts et le règlement intérieur, la convocation est classique l’oeuvre du conseil d’administration ou du bureau de l’association.

Il est d’usage que cette convocation soit matériellement signée par le président ou la présidente de l’association ou en cas de co-présidence par les co-présidents de l’association.

Quelles sont les règles à respecter lors de la convocation de l’assemblée générale de l’association ?

Une bonne convocation à une assemblée générale d’association doit respecter quelques règles de base :

  • comporter un ordre du jour qui précise clairement les points de délibération
  • Être envoyée dans les délais de convocation prévus par les statuts ou le règlement intérieur
  • accompagner des documents liés au point à l’ordre du jour pour permettre aux membres de l’assemblée générale de s’exprimer de manière éclairée sur les délibérations

Comment rédiger un ordre du jour d’une assemblée générale ?

Un ordre du jour doit comporter à minima les informations suivantes :

  • la date de l’assemblée générale
  • le lieu de l’assemblée générale
  • les horaires de la réunion
  • les points qui seront traités avec une précision claire et sans équivoque sur les points qui feront l’objet d’un vote
  • les documents qui accompagnent les sujets qui feront l’objet d’un vote.

Modèle convocation assemblée générale association au format word

Quel est le délai pour la convocation d’une assemblée générale d’une association ?

Ce délai est normalement prévu dans les statuts et le règlement intérieur. Le délai est souvent plus ou moins long selon la taille de l’association.

Le délai doit permettre à tous les membres de l’assemblée de pouvoir s’organiser pour être présent.

Ainsi, une assemblée générale ne peut être convoquée dans un délai de moins d’une semaine.

Quels points doivent être mis à l’ordre du jour d’une AGO ?

Lorsque les statuts prévoient une AG annuelle, l’approbation des points suivants sont souvent prévus à l’ordre du jour sont :

  • le budget de l’association
  • le rapport d’activité
  • le rapport financier
  • le quitus de gestion aux dirigeants
  • le renouvellement partiel des dirigeants
  • le renouvellement des contrôleurs aux comptes
  • la fixation du montant des cotisations

Quels documents pour une AG association ?

Les documents obligatoires à joindre à l’assemblée générale de votre association sont ainsi ceux qui permettront à vos membres d’être éclairés sur les sujets à l’ordre du jour et plus particulièrement les sujets soumis à une délibération.

 

Qui sont les membres de l’assemblée générale d’une association ?

Les statuts bien rédigés de votre association ont normalement prévus les critères d’éligibilité pour être membre de l’assemblée générale de votre association.

Les mêmes statuts ont également prévus les conditions pour voter et participer aux délibérations.

Ainsi, selon la taille des association, les membres de l’assemblée générale peuvent être :

  • tous les membres de l’association
  • quelques délégués issus des sections de l’association
  • les responsables locaux des délégations locales
  • etc.

Les statuts peuvent prévoir par exemple de ne pas autoriser à l’assemblée générale les membres n’étant pas à jour de leur cotisation ou de ne pas les autoriser à voter.

Comment se déroule une assemblée générale d’une association loi 1901 ?

La tenue de l’assemblée générale suivra les modalités prévus dans les statuts et l’ordre du jour envoyés aux membres.

Accueillir les membres de l’assemblée générale de l’association

L’accueil des membres va consister principalement à assurer l’émargement des présents, élément essentiel dans le cas où un quorum est nécessaire.

l’émargement est aussi nécessaire pour l’établissement du procès verbal.

Vérifier le quorum

Dans nombreux cas, les statuts prévoient que l’assemblée générale ne pourra statuer que si un nombre minimum de membres éligibles sont présents.

Pour cela, il y a lieu de tenir impérativement une feuille d’émargement

Quel pourcentage pour atteindre le quorum ?

Le pourcentage du quorum est fixé par les statuts ou le règlement intérieur.

Lorsqu’une règle de quorum est fixée, elle prévoit en général qu’au moins 50% des membres régulièrement appelés à délibérer soient présents pour la tenue effective de l’AG.

Comment se calcule le quorum ?

Il faut simplement diviser le nombre de membres de l’assemblée présents par le nombre de membres attendus pour déterminer si le pourcentage minimum prévu dans les statuts est atteint.

Qui doit présider une assemblée générale ordinaire ?

En principe, les statuts de l’association prévoient les rôles de présidence et de secrétaire de séance qui sont souvent le président de l’association et le secrétaire.

En l’absence de précision dans les statuts, l’ordre du jour prévoit la désignation parmi les membres de l’assemblée des personnes qui assureront cette fonction.

Lecture et mise au débat des points à l’ordre du jour

Le président de séance désigné ouvre alors la séance en énumérant chaque point à l’ordre du jour pour le soumettre au débat ou au vote

Les règles du jeu concernant les prises de parole

Il est essentiel de définir soit dès la convocation soit dès le début de séance les modalités de prise de parole des membres. Cela vous garantira une animation fluide et efficace de votre réunion d’AG.

Les votes pendant l’AGO

Les règles liées au vote sont prévues dans les statuts et le règlement intérieur.

Lorsque les statuts ne l’interdisent pas formellement, ces votes peuvent être organiser de manière électronique.

Le vote électronique permet de gagner du temps sur le dépouillement des votes et la proclamation des résultats.

Quelles sont les informations obligatoires à faire figurer sur le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire ?

Le procès verbal de l’AG est un élément important de la vie de l’association. C’est un document qui permettra de consigner et certifier pour l’histoire :

  • la date de l’AG
  • les membres présents à l’AG
  • les sujets mis à l’ordre du jour
  • les délibérations prises en précisant les résultats des votes
  • la signature du président et du secrétaire de séance
  • dans l’idéal, la signature d’autres membres de l’assemblée

 

Où envoyer PV AG association ?

Lorsque l’AG de l’association délibère sur des modifications au sein de celle-ci, il est obligatoire de faire connaître ces changements aux autorités.

Ces changements concernent :

  • la modification des statuts
  • les changements au sein de la gouvernance (renouvellement du CA)
  • les changements de nom ou d’adresse du siège

Il y a lieu pour cela d’utiliser les formulaires cerfa dédiés aurpès du bureau des association de votre préfecture.

cette déclaration peut également désormais se faire en ligne.

Modèle compte rendu assemblée générale association loi 1901

Le PV d’assemblée générale association est un élément qui doit être élaboré avec le plus grand soin.

Afin d’assurer à chaque association sa bonne réalisation, nous vous mettons à disposition plus ressources.

Modèle procès verbal assemblée générale association

A propos de l'auteur

Akiyo Kotchoni

Akiyo Kotchoni

Akiyo Kotchoni est consultant-formateur pour les associations.

Son parcours exclusivement associatif a commencé en 2004 en tant que contrôleur de gestion à la fédération Envie, une entreprise ESS sur le champ de l'insertion par l'activité économique et du recyclage.

En 2007, il intègre la fédération des conseils de parents d'élèves (FCPE) où il occupe successivement les fonctions de contrôleur de gestion, auditeur comptable et financier et directeur des services.

Au cours de ces années FCPE, il met ses compétences au service des différents présidents (7 présidents en 15 ans), des secrétaires généraux et des trésoriers.

Il a su s'adapter à une gouvernance évolutive avec l'installation de la coprésidence.
Formateur, il a accompagné plus de 150 salariés et trésoriers sur la gestion comptable et financière de leur association.

C'est un véritable couteau suisse de la gouvernance associative qui saura vous accompagner sur les enjeux liés :

- au projet associatif
- au fonctionnement du conseil d'administration
- à la modification des statuts de votre association
- à la gestion comptable et budgétaire

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