Qualiopi pour organisme de formation associatif : guide complet

La certification Qualiopi est devenue incontournable pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés. Pour les associations qui exercent une activité de formation professionnelle, les enjeux sont importants : perte de revenus en l’absence de certification, démarche d’audit parfois mal appréhendée, coûts à anticiper. Cet article vous présente la procédure complète, les conditions d’éligibilité, le déroulement de l’audit et les points de vigilance spécifiques aux structures associatives.

Qualiopi : qu’est-ce que c’est et pourquoi c’est obligatoire ?

Qualiopi est la certification nationale qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences, créée par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Elle remplace l’ancien système des organismes collecteurs et des certifications sectorielles depuis le 1er janvier 2022.

Depuis le 1er janvier 2022, la détention de la certification Qualiopi est une condition préalable et obligatoire pour :

• Accéder aux financements publics (État, Régions, Pôle emploi devenu France Travail).
• Bénéficier des fonds des OPCO (opérateurs de compétences) pour financer des formations au titre du plan de développement des compétences.
• Délivrer des formations éligibles au CPF (compte personnel de formation), sous réserve d’enregistrement de l’action au RNCP ou au RS.
• Facturer des formations dans le cadre de contrats d’apprentissage ou de professionnalisation.

Une association qui propose des formations professionnelles sans Qualiopi ne peut plus les facturer à un OPCO ni les faire financer via France Travail ou la Région. Seuls les financements privés directs (entreprises payant sur fonds propres, autofinancement des particuliers) restent accessibles sans certification.

Quelles associations sont concernées ?

La certification Qualiopi concerne les prestataires d’actions de développement des compétences au sens de l’article L.6313-1 du Code du travail, c’est-à-dire :

• Les actions de formation professionnelle continue.
• Les bilans de compétences.
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE).
• Les actions de formation par apprentissage.

Une association qui organise des conférences, des ateliers de sensibilisation ouverts au grand public, ou des formations relevant de l’éducation populaire non financées par des fonds de la formation professionnelle n’est pas concernée par Qualiopi. La ligne de partage est celle du financement : si l’action est financée sur des fonds de la formation professionnelle (OPCO, CPF, France Travail, plan PDC), Qualiopi est obligatoire.

Le référentiel national qualité : les 7 critères et 32 indicateurs

Le référentiel national qualité (RNQ), défini par le décret n°2019-565 du 6 juin 2019 et son arrêté du 6 juin 2019, structure l’évaluation autour de 7 critères et de 32 indicateurs au total (certains indicateurs étant spécifiques à certaines catégories d’actions).

Les 7 critères du RNQ

• Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
• Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
• Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en oeuvre.
• Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en oeuvre.
• Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en oeuvre les prestations.
• Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
• Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations des parties prenantes aux prestations délivrées.

Pour un organisme de formation associatif, les critères 1, 3 et 7 nécessitent une attention particulière : ils impliquent des processus documentés de communication, de suivi des bénéficiaires et de gestion des réclamations que beaucoup de structures n’ont pas formalisés.

La démarche de certification : étapes et acteurs

Étape 1 : choisir un organisme certificateur accrédité

La certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC (Comité français d’accréditation) ou reconnus par l’instance de labellisation du CPFFP (Comité paritaire de financement de la formation professionnelle). La liste des organismes habilités est publiée sur le site du ministère du Travail.

Les principaux organismes certificateurs actifs en France sont notamment l’AFNOR Certification, Bureau Veritas, SGS, LNE et plusieurs organismes régionaux. Demandez au minimum trois devis comparatifs avant de choisir.

Étape 2 : réaliser un auto-diagnostic

Avant l’audit, réalisez un auto-diagnostic en vous appuyant sur le référentiel et les guides de lecture publiés par le ministère du Travail. Cet exercice vous permet d’identifier les écarts entre vos pratiques actuelles et les exigences du référentiel, et de prioriser vos actions de mise en conformité.

Étape 3 : constituer le dossier de preuves

L’audit Qualiopi est un audit de certification documentaire et terrain. L’auditeur examinera vos preuves pour chaque indicateur : programmes de formation, conventions de formation, évaluations des stagiaires, fiches de poste des formateurs, CV, procédures internes, etc. La qualité et l’organisation de votre dossier de preuves est déterminante.

Étape 4 : l’audit initial

L’audit initial comprend deux phases : un audit documentaire (examen du dossier de preuves) et un audit terrain (visite dans vos locaux, entretiens avec des formateurs, des bénéficiaires, observation de sessions si possible). La durée varie selon la taille de la structure et le nombre de catégories d’actions couvertes : de 0,5 jour pour un petit organisme à 2 jours ou plus pour une association de taille significative.

À l’issue de l’audit, l’organisme certificateur statue : certification accordée, accordée avec réserves (actions correctives à mener dans un délai défini) ou refusée (possibilité de demander un nouvel audit après remédiation).

Étape 5 : la surveillance et le renouvellement

La certification Qualiopi est valable 3 ans. Un audit de surveillance est réalisé à 18 mois environ pour vérifier le maintien des conditions. Au terme des 3 ans, un audit de renouvellement complet est nécessaire. Il est conseillé de maintenir en permanence la mise à jour de votre dossier de preuves et de ne pas attendre l’approche de l’audit pour régulariser les documents.

Coût de la certification Qualiopi pour une association

Le coût de l’audit Qualiopi varie selon les organismes certificateurs et la taille de la structure. A titre indicatif :

• Audit initial : entre 1 200 et 3 500 euros HT selon la structure et le nombre de catégories d’actions auditées.
• Audit de surveillance : entre 800 et 1 500 euros HT.
• Audit de renouvellement : coût comparable à l’audit initial.

Ces coûts sont des ordres de grandeur indicatifs : vérifiez les tarifs actuels directement auprès des organismes certificateurs, car les prix peuvent évoluer. À ces coûts directs s’ajoutent les coûts internes de préparation : temps passé par les équipes, éventuellement accompagnement par un consultant extérieur spécialisé.

Bonne nouvelle pour les associations : les coûts de préparation et d’audit peuvent être financés via un OPCO si la structure est employeuse, ou via des dispositifs régionaux d’aide à la certification qualité. Renseignez-vous auprès de votre OPCO de rattachement (Uniformation pour les associations de l’ESS, AKTO pour d’autres secteurs).

Points de vigilance spécifiques aux associations

La gouvernance bénévole et la traçabilité des décisions

Dans une association, les décisions de politique qualité sont souvent prises en conseil d’administration. L’auditeur vérifiera que les orientations stratégiques et les décisions relatives à l’amélioration continue sont bien documentées dans les procès-verbaux de CA. Veillez à ce que les PV mentionnent explicitement les sujets qualité formation.

La mixité des activités

Beaucoup d’associations combinent des activités de formation professionnelle avec des actions d’animation, d’éducation populaire ou d’accompagnement social. Le dossier Qualiopi doit clairement délimiter le périmètre de la certification et ne couvrir que les actions relevant de l’article L.6313-1 du Code du travail. Ne pas mélanger les pièces justificatives relevant d’activités hors périmètre.

Les formateurs occasionnels et bénévoles

Le critère 5 du RNQ porte sur la qualification et le développement des compétences des personnels. Dans les associations, il arrive que des bénévoles ou des intervenants ponctuels animent des sessions. Chaque formateur intervenant dans le périmètre Qualiopi doit disposer d’un dossier de compétences documenté : CV, diplômes, expériences professionnelles, formations continues suivies. C’est un point fréquemment relevé lors des audits.

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Pour aller plus loin

AGIL ASSO KONSEIL accompagne les organismes de formation associatifs dans leur démarche Qualiopi : audit à blanc, constitution du dossier de preuves, préparation des équipes. Retrouvez l’ensemble de nos formations pour les acteurs de la formation professionnelle associative.

Sources juridiques et réglementaires : Loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (article 6 créant l’article L.6316-1 du Code du travail). Décret n°2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national qualité. Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité. Articles L.6313-1 et L.6316-1 du Code du travail. Arrêté du 31 mai 2021 modifiant le référentiel national qualité. Instruction DGEFP n°2021-09 du 10 mai 2021 relative à la mise en oeuvre du référentiel national qualité.